――Excelは、社長の最強の管理会計ツールである・第4回――
月次決算でExcelが止まる理由
社長の皆さん、毎月の月次決算は順調に回っていますか？
- データを集めるのに時間がかかる
- 集計ミスで修正作業が発生
- 担当者が交代すると運用が止まる
これらは、Excelの構造や運用ルールが「月次決算に耐えられる形」になっていないことが原因です。
月次が回るExcelには、実は共通した“型”があります。この型を理解すれば、誰でも効率的に月次決算を回せるようになります。
月次が回るExcelの3つの共通構造
1. 入力シートは“日次・現場ベース”
月次の集計をスムーズにするためには、入力シートが日次や現場単位で整理されていることが重要です。
- 店舗別、営業所別、工程別など、現場単位で入力
- 日次で売上や経費を入力すると、月次集計が自動化できる
ケーススタディ：小売業
改善前：月末に各店舗から集計表を送ってもらう → 修正作業で1週間かかる
改善後：各店舗が日次で売上を入力 → 月末には自動で集計完了
結果：月次決算のスピードが2倍以上に改善。
2. 集計シートは“自動計算・シンプル構造”
- 入力シートから必要なデータだけを集計
- SUMやピボットテーブルで自動集計
- 手作業でコピー＆貼り付けを減らす
ケーススタディ：製造業
改善前：工程別原価を手作業で集計 → 計算ミス多発
改善後：工程別データを入力シートに統合 → 集計シートで自動計算
結果：計算ミスゼロ、社長は数字をすぐに判断可能
3. 分析・レポートシートは“意思決定直結型”
- 月次の集計結果をそのまま社長や経営会議で使える形に整理
- グラフや指標（粗利率、在庫回転率、営業利益など）を表示
- 数字を見た瞬間に意思決定できる
ケーススタディ：サービス業
- 改善前：売上と経費がバラバラで分析が困難
- 改善後：
- 集計シートから必要指標を抽出
- 月次レポートシートで店舗別・サービス別の粗利率をグラフ化
- 結果：社長は1画面で「どこを改善すべきか」を即判断可能
月次が回るExcelの特徴
月次決算を止めないExcelには、以下の特徴があります。
- 入力→集計→分析が明確に分かれている
- シート構造がシンプルで、担当者が迷わない
- 入力ルールとフォーマットが統一されている
- 日付、単位、コードなどが統一され、集計ミスゼロ
- 集計は自動化されている
- SUMやピボットテーブル、必要最小限の関数で集計
- 手作業コピーや修正が不要
- 判断に必要な指標がすぐ見える
- 月次レポートシートに重要指標をまとめる
- 社長や経営会議でそのまま意思決定可能
現場も社長も迷わない設計のコツ
1. 入力は「現場単位＋日次」が鉄則
- 現場で入力しやすく、月末にまとめる必要がない
- 月次集計の手間を削減
2. 集計は「自動＋シンプル」
- 計算式や関数は最小限
- ピボットテーブルでデータの抽出・集計を自動化
3. レポートは「判断直結型」
- 社長が見る画面には、利益率・損益分岐点・在庫状況など意思決定に必要な情報だけ
- 不要な数字は極力削除
ケーススタディ：小規模製造業の改善例
- 入力シート：日次で原材料費・工程別工数・製品数を入力
- 集計シート：自動計算で月次売上・原価・粗利を集計
- 分析シート：グラフで月次粗利率を表示、部門別損益も一目で把握
結果：
- 月次決算が5日以内に完了
- 社長は数字を見た瞬間に意思決定可能
- 担当者交代やデータ増加にも対応可能
今日からできる月次回るExcelの作り方
- 入力・集計・分析のシートを分ける
- 入力は現場単位・日次単位で行う
- 集計は自動化、手作業を減らす
- レポートは社長が一目で判断できる形にする
- 必要な指標だけに絞り、迷う数字は排除
これだけで、月次が滞らないExcelを作ることができます。
今日の一言
月次が回るExcelは例外なく「入力→集計→分析が分かれ、現場と意思決定に直結する構造」を持つ。
Excelの強みは自由度ではなく、月次決算が止まらず、社長の判断を最短で支える設計にある。